Langkah-langkah untuk Integrasi TMS
Published 17 April 2023 by Flynd | Read on Medium.com
TMS atau Sistem Manajemen Transportasi, adalah aplikasi yang membantu bisnis mengelola kegiatan operasinal transportasi, dari perencanaan dan eksekusi pengiriman hingga pelacakan dan analisis kinerja. Untuk sebuah perusahaan dapat mengadopsi solusi TMS, perlu dilakukan proses manajemen perubahan karena diperlukan pemahaman proses yang telah berjalan sekarang dan bagaimana menerapkan TMS dapat mempercepat atau mengubah proses yang ada. Bagi sebagian besar perusahaan, TMS perlu diintegrasikan dengan sistem lain untuk mengurangi redundansi dalam aliran data dan input data. Mengintegrasikan TMS dengan sistem lain dapat menjadi tugas yang menantang, tetapi dengan pendekatan yang tepat, hal itu dapat dilakukan dengan sukses.
Pahami Alur Operasi Anda Sebelum Mengintegrasikan TMS dengan sistem lain
Anda perlu memiliki pemahaman yang jelas tentang bagaimana kegiatan operasional berjalan saat ini di bisnis Anda. Data apa yang akan di input, dan akan di input ke sistem mana? Data mana yang telah tersedia secara digital di sistem lain? Data apa yang diperlukan di TMS yang dapat disediakan tanpa campur tangan manusia? Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda mengidentifikasi alur integrasi terbaik ke TMS.
1. Identifikasi Pendekatan Integrasi yang Tepat
Setelah Anda mengidentifikasi proses bisnis yang diperlukan untuk kegiatan integrasi, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi pendekatan integrasi yang tepat. Ada dua pendekatan utama untuk integrasi — integrasi point-to-point dan integrasi via middleware.
A. Integrasi Point-to-point
Integrasi point-to-point adalah metode menghubungkan dua sistem secara langsung. Jenis integrasi ini melibatkan menghubungkan dua sistem sedemikian rupa sehingga data dapat mengalir antara keduanya tanpa sistem perantara. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat mengintegrasikan platform e-commerce-nya dengan sistem manajemen pesanan melalui integrasi point-to-point.
Integrasi point-to-point merupakan pendekatan yang sederhana dan mudah dipahami, mudah untuk disiapkan dan tidak memerlukan pemetaan atau penyesuaian yang kompleks. Integrasi ini juga lebih cepat tanpa memerlukan proses perantara. Karena integrasi ini berkomunikasi secara langsung, Anda memiliki lebih banyak kontrol atas aliran data dan bagaimana data itu diproses.
Namun, skalabilitas dapat menjadi masalah ketika ada beberapa sistem yang perlu diintegrasikan. Karena koneksi secara langsung antara dua sistem memerlukan perawatan yang lebih intensif. Jika terdapat perubahan pada salah satu sistem, skema integrasi mungkin perlu diperbarui yang dapat memakan waktu dan biaya yang mahal. Hal ini juga menyebabkan ketergantungan yang tinggi pada pengetahuan khusus dalam skema integrasi.
B. Integrasi via Middleware
Integration via middleware adalah metode untuk menghubungkan dua atau lebih sistem melalui middleware atau sistem perantara. Sistem middleware ini berfungsi sebagai penerjemah atau penghubung, sehingga memungkinkan sistem untuk saling berkomunikasi. Sebagai contoh, sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dapat diintegrasikan dengan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) melalui integrasi middleware.
Integrasi via middleware membuat proses lebih scalable karena memungkinkan beberapa sistem untuk terhubung melalui protokol yang terpusat. Hal ini juga membuat pemeliharaan menjadi lebih mudah karena skema integrasi yang terpusat. Pengembang dapat mempersiapkan protokol middleware universal agar sistem apapun dapat terhubung dengan detail masing-masing pemetaan, menjadikannya sebagai standar di seluruh sistem dan memastikan pengembangan masa depan lebih mudah untuk dikelola.
Seperti yang disebutkan, integrasi via middleware akan menambahkan lapisan tambahan antara sistem yang dapat meningkatkan latency dan kompleksitas. Ada sumber daya tambahan yang perlu dialokasikan juga untuk mengembangkan dan memelihara middleware, dimana akan menimbulkan biaya tambahan. Namun dalam jangka panjang, pendekatan ini lebih berkelanjutan dibandingkan dengan integrasi point-to-point jika di masa yang akan datang ada persyaratan untuk mengintegrasikan ke sistem lain.
2. Menyiapkan Aspek Teknis
Setelah memilih pendekatan integrasi, Anda perlu menyiapkan aspek teknis untuk integrasi antara dua sistem tersebut.
A. Pemetaan Data
Proses pemetaan data sangat penting dalam integrasi. Ini melibatkan pemetaan data antara sistem untuk memastikan bahwa data ditransfer secara akurat antara sistem. Penting untuk memastikan bahwa pemetaan dilakukan dengan benar untuk menghindari ketidakcocokan dan kesalahan data. Mungkin ada beberapa field yang Anda butuhkan yang tidak dapat diakses secara langsung sehingga Anda harus melakukan beberapa panggilan API untuk mendapatkan data yang dibutuhkan.
B. Kemananan
Integrasi melibatkan pertukaran data antara sistem, yang berarti bahwa keamanan merupakan isu penting. Wajib untuk memastikan bahwa data yang ditukar antara sistem aman dan dilindungi dari akses yang tidak sah. Pastikan protokol transfer data yang digunakan, apakah sudah menggunakan HTTPS, bagaimana dengan metode nya apakah menggunakan JSON atau REST API.
C. Skalabilitas
Saat mengintegrasikan sistem, penting untuk mempertimbangkan skalabilitas. Ini berarti bahwa solusi integrasi harus mampu menangani volume data dan transaksi yang meningkat seiring dengan pertumbuhan bisnis. Anda perlu menanyakan kepada pihak lain atau provider tentang batas API. Biasanya ada batasan pada berapa banyak panggilan ke titik akhir tertentu yang diizinkan.
3. Buat Rencana Testing
Sebelum Anda mulai mengintegrasikan sistem Anda, Anda perlu membuat rencana testing. Rencana ini harus menjelaskan langkah-langkah yang akan Anda ambil untuk menguji integrasi dan memastikan bahwa itu berfungsi dengan baik.
Misalnya, jika Anda mengintegrasikan TMS Anda dengan sistem pemantauan suhu, Anda perlu menguji integrasi dengan mensimulasikan berbagai skenario suhu untuk memastikan bahwa TMS menerima data yang tepat dari sistem pemantauan suhu.
4. Monitor dan Pemeliharaan Integrasi
Setelah Anda mengintegrasikan sistem Anda, Anda perlu memonitor dan menjaga integrasi tersebut agar tetap berfungsi dengan baik. Hal ini meliputi memantau aliran data antara sistem, mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah yang muncul, serta memperbarui integrasi sesuai kebutuhan.
Sebagai contoh, jika Anda mengintegrasikan sistem TMS Anda dengan sistem CRM Anda, Anda perlu memantau aliran data antara kedua sistem untuk memastikan bahwa data pelanggan ditransfer dengan akurat. Jika terdapat masalah, Anda perlu mengidentifikasi dan menyelesaikannya agar integrasi tetap berfungsi dengan baik.
Mengintegrasikan TMS Anda dengan sistem lain dapat menjadi tugas yang kompleks, tetapi semoga dengan tips ini dapat membantu memastikan bahwa integrasi berjalan lancar. Dengan mengintegrasikan data, Anda dapat menghemat banyak waktu dalam melakukan tugas yang duplikat, mengurangi beban kerja, dan meningkatkan waktu respons karena komunikasi antar sistem hanya memerlukan waktu 0,001 detik untuk diselesaikan, dibandingkan dengan input manual yang memerlukan beberapa menit untuk diselesaikan.
FlyndTMS (bagian dari solusi transflynd.com), adalah solusi TMS yang sudah membuka jalur integrasi API sejak awal. Solusi kami dibangun dengan fokus integrasi dan micro services dan kami telah berhasil melakukan integrasi dengan beberapa sistem, seperti WMS, CRM, e-Commerce, aplikasi Akuntansi, dan sistem HR. Jika Anda menghadapi isu seperti artikel ini, Anda dapat menghubungi kami melalui email di hello@transflynd.com atau cek situs web kami di www.tranflynd.com.